Facturation électronique : comment sécuriser vos factures après le choix de votre plateforme agréée ?

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Nombre d’entre elles ont donc désigné leur Plateforme Agréée (PA), souvent dans des délais contraints, en considérant que cette étape suffisait à assurer leur conformité.

Le choix d’une PA ne constitue pourtant que la première étape. La réforme de la facturation électronique (RFE) se joue aussi dans le paramétrage de votre adresse de facturation, dans la communication avec vos fournisseurs et dans les réflexes de vos équipes. Correctement préparée, elle renforce la sécurité des paiements et simplifie l’organisation des équipes. À l’inverse, une mise en œuvre incomplète expose l’entreprise à des risques de fraude et de perte de factures.

Adresse électronique de facturation : SIREN, SIRET et codes de routage

L’adresse électronique de facturation est l’identifiant de votre entreprise dans l’écosystème de la facturation électronique. C’est à cette adresse que vos fournisseurs envoient leurs factures, via leur propre plateforme. Elle est publiée dans l’annuaire national, qui permet à chaque facture d’être acheminée vers la bonne PA.

Trois formats d’adresse selon votre organisation

Les codes indiqués sont donnés à titre d’exemple et peuvent être adaptés à votre organisation.

Codes de routage : chaque facture arrive au bon service

En l’absence de paramétrage, l’ensemble des factures est réceptionné au même endroit et doit être trié manuellement. Avec des adresses par établissement ou des codes de routage, chaque facture arrive directement auprès de l’équipe qui doit la valider. Ce paramétrage réduit le tri manuel, limite les relances internes et raccourcit les délais de traitement.

Une adresse n’est toutefois efficace que si elle est correctement communiquée. Un fournisseur qui utilise un format erroné ne pourra pas vous faire parvenir sa facture.

Facturation électronique : 4 pièges à éviter

La réforme modifie les habitudes de travail, et ces périodes de transition sont propices aux tentatives de fraude. Pour bien comprendre les termes utilisés ici (PA, annuaire, e-reporting), consultez notre lexique de la RFE. Voici les situations les plus fréquemment rencontrées.

La fraude au faux IBAN

Une facture au format PDF est reçue par e-mail. Elle reproduit à l’identique celle d’un fournisseur habituel (logo, montant, mise en page), à l’exception des coordonnées bancaires. En cas de paiement, les fonds sont versés sur un compte frauduleux.

Le faux agent

Un interlocuteur se présentant comme un agent de l’administration fiscale ou de Chorus Pro sollicite, par téléphone ou par e-mail, la transmission de vos factures ou la mise à jour de vos informations. Les factures ainsi obtenues sont ensuite utilisées pour produire de fausses factures avec un IBAN modifié. La DGFiP a déjà alerté les entreprises sur ce scénario.

La fausse mise en conformité

Certains messages invitent l’entreprise à s’inscrire en urgence sur une plateforme, au motif qu’elle ne serait pas en conformité. Ces sollicitations exploitent la crainte de sanctions. Le choix d’une PA relève d’une décision interne, prise après analyse, et ne doit jamais se faire depuis un lien reçu par e-mail.

La facture perdue

Ce risque n’est pas lié à une fraude, mais ses conséquences sont réelles. Lorsqu’une adresse est mal communiquée, ou qu’un fournisseur continue d’adresser ses factures en PDF, celles-ci ne parviennent pas dans l’outil de gestion. Il en résulte des relances, des retards de paiement et une dégradation de la relation fournisseur.

Après le choix de la plateforme agréée : 6 étapes à ne pas oublier

Le guide pratique publié par l’administration fiscale décrit plusieurs étapes après le choix de la plateforme. Voici celles à ne pas négliger.

1. Vérifier votre inscription dans l’annuaire.

Contrôlez que votre SIREN, vos SIRET et votre adresse de facturation y figurent correctement et pointent vers votre PA.

2. Définir votre organisation de réception.

Une adresse unique, une par établissement ou des codes de routage par service : choisissez selon la façon dont vos équipes valident les factures.

3. Informer vos fournisseurs.

Transmettez-leur le format exact de votre adresse et précisez les modalités de transmission attendues.

4. Suivre les statuts des factures.

Déposée, rejetée, refusée, encaissée : ces statuts doivent remonter correctement entre vos outils pour garder une vision claire de chaque facture.

5. Préparer l’émission et l’e-reporting.

Les grandes entreprises et les ETI émettent déjà leurs factures au format électronique. Les PME, TPE et micro-entreprises le feront à partir du 1er septembre 2027.

6. Former vos équipes aux bons réflexes.

Cette étape, souvent négligée, constitue pourtant l’un des leviers les plus efficaces contre la fraude.

Le bon réflexe contre la fraude à la facture

Une fois le circuit de réception en place, il est recommandé d’établir une règle interne : toute facture reçue en PDF par e-mail, ou toute demande de modification de coordonnées bancaires hors du circuit officiel, doit être considérée comme suspecte. Avant tout paiement, une vérification doit être effectuée auprès du fournisseur, par téléphone, au numéro habituellement utilisé. Pour les montants significatifs, une double validation est recommandée.

Pennylane : une facturation électronique sécurisée et bien organisée

Pennylane est une plateforme agréée : vos factures fournisseurs arrivent directement dans votre outil comptable, sans ressaisie. Le paramétrage de la réception se fait dans Paramètres > Transmission de factures > Facturation électronique, où vous retrouvez votre adresse active et pouvez créer vos codes de routage. Les codes personnalisés sont disponibles à partir du plan Essentiel.

Fortify, partenaire intégrateur Pennylane, accompagne les entreprises à chaque étape : choix de l’organisation de réception, paramétrage des adresses et des codes de routage, communication aux fournisseurs et formation des équipes aux bons réflexes.

FAQ : plateforme agréée et adresse de facturation électronique

Choisir une plateforme agréée suffit-il pour être en règle ?

C’est indispensable pour recevoir vos factures, mais ce n’est pas suffisant pour bien les traiter. Il faut aussi vérifier l’annuaire, paramétrer votre adresse, informer vos fournisseurs et suivre les statuts.

Mon adresse de facturation électronique est-elle confidentielle ?

Non. Elle a vocation à être publiée dans l’annuaire et communiquée à vos fournisseurs. La sécurité repose sur le circuit de transmission, et non sur la confidentialité de l’adresse.

Faut-il créer des codes de routage ?

Pas nécessairement. Si un seul service traite toutes vos factures, l’adresse SIREN suffit. Les codes deviennent utiles dès que plusieurs équipes ou sites valident des factures différentes.

Que faire si je reçois une facture PDF par mail ?

Aucun paiement ne doit être effectué sans vérification préalable. Contactez le fournisseur au numéro habituel et rappelez-lui votre adresse de facturation électronique.

Conclusion

Choisir une plateforme agréée est la première étape de la réforme, pas la dernière. Le paramétrage de votre adresse, la communication avec vos fournisseurs et les réflexes de vos équipes permettent de transformer une obligation réglementaire en un véritable levier de sécurité et d’organisation.

Pour faire le point sur votre configuration, les équipes Fortify vous accompagnent dans le paramétrage de Pennylane et la formation de vos collaborateurs. N’hésitez pas à nous contacter via le formulaire ci-dessous.

Publié le 08/10/2026