Pourquoi utiliser Microsoft Planner ? 5 bonnes raisons de l’adopter en entreprise

La gestion des tâches et la coordination des projets sont devenues des enjeux clés dans les organisations modernes. Qu’il s’agisse de suivre l’avancement d’un projet, de répartir les responsabilités dans une équipe ou simplement de ne rien oublier dans une journée bien remplie, un outil visuel et collaboratif est indispensable.
Microsoft Planner s’impose comme une solution simple, intuitive et parfaitement intégrée à l’écosystème Microsoft 365.

Dans cet article, découvrez :

• Ce qu’est Microsoft Planner,
• À qui il s’adresse,
• Comment le prendre en main rapidement,
• Et surtout, 5 raisons concrètes de l’adopter dans votre organisation.

Microsoft Planner : qu’est-ce que c’est ?

Microsoft Planner est un outil de gestion de tâches collaboratif, proposé dans la suite Microsoft 365. Il permet de créer des tableaux de bord visuels pour organiser le travail en équipe : chaque tableau regroupe des tâches, organisées en colonnes (ou buckets) selon leur statut, leur thématique ou leur priorité.

Concrètement, Planner vous permet de :

• Créer et affecter des tâches à des membres d’équipe,
• Ajouter des dates d’échéance, pièces jointes, commentaires ou listes de contrôle,
• Suivre l’avancement global d’un projet grâce à une vue graphique simple.

C’est un outil idéal pour appliquer la méthode Kanban en entreprise, tout en bénéficiant d’un environnement sécurisé et intégré à Microsoft 365.

Pour quel public ?

Microsoft Planner est conçu pour être utilisé par tous les profils, sans prérequis technique. Il est particulièrement adapté à :

• Les équipes projets, qui veulent centraliser les tâches et suivre leur avancement,
• Les managers, pour piloter les actions de leur service ou animer des réunions d’équipe,
• Les services RH, marketing, IT, finance, etc., qui souhaitent organiser des campagnes ou projets transverses,
• Les collaborateurs, qui veulent mieux s’organiser au quotidien ou en mode hybride.
• C’est un outil accessible aussi bien aux PME qu’aux grandes entreprises, notamment celles déjà équipées de Microsoft 365.

Comment prendre en main Microsoft Planner ?

La prise en main de Planner est rapide et intuitive : aucune formation n’est nécessaire pour débuter.

Il suffit de vous connecter à https://tasks.office.com avec votre compte Microsoft 365, ou de passer par Microsoft Teams, où Planner est intégré sous l’appellation « Tâches ».

Voici les grandes étapes pour démarrer :

• Créer un plan : un espace de travail partagé pour votre équipe ou projet.
• Ajouter des colonnes (buckets) : par thème ou étape du processus.
• Créer des tâches : avec des responsables, des dates, des checklists, des pièces jointes.
• Suivre l’avancement via les vues « Tableau », « Graphiques » ou « Planning ».

💡 Astuce : utilisez Power Automate pour automatiser des actions (ex. : créer une tâche automatiquement à la réception d’un e-mail spécifique).

5 raisons d’utiliser Microsoft Planner

1. Une interface simple et visuelle

Planner reprend le format Kanban : chaque tâche est une carte que l’on peut glisser-déposer dans une colonne. Cette interface intuitive permet à tous les collaborateurs, quel que soit leur métier, de s’y retrouver rapidement.
Pas besoin d’un chef de projet certifié pour coordonner les tâches : tout le monde peut contribuer.

2. Une collaboration fluide et centralisée

Planner permet de travailler à plusieurs sur un même plan, en temps réel. Les membres peuvent :

• Commenter les tâches,
• Suivre les mises à jour,
• Être notifiés des échéances,
• Travailler depuis Teams, Outlook ou leur smartphone.

Résultat : moins d’échanges par mail, plus de transparence, et une équipe alignée.

3. Une meilleure organisation du travail

Grâce aux fonctionnalités de tri, de filtres, de graphiques d’avancement ou de vue calendrier, chacun peut :

• Visualiser ses priorités,
• Identifier les points de blocage,
• Répartir la charge de travail.

Planner devient un tableau de bord de l’activité opérationnelle, idéal pour les réunions hebdomadaires ou les rituels agiles.

4. Une intégration parfaite à Microsoft 365

C’est l’un des grands atouts de Planner : il est nativement intégré à Microsoft 365. Vous pouvez :

• Ajouter un plan dans un canal Teams,
• Créer une tâche depuis Outlook,
• Synchroniser les tâches personnelles dans Microsoft To Do,
• Automatiser des flux de travail avec Power Automate.

Cela en fait un outil fluide, sécurisé et centralisé, sans démultiplier les logiciels.

5. Une solution sans surcoût

Microsoft Planner est inclus dans la plupart des abonnements Microsoft 365 (Business, E3, E5…), ce qui en fait une alternative gratuite à d’autres outils payants du marché.

Vous bénéficiez ainsi d’une solution robuste, collaborative et maintenue par Microsoft, sans investissement supplémentaire.

Quelles alternatives à Microsoft Planner ?

Bien que Microsoft Planner soit un excellent choix pour les utilisateurs Microsoft 365, d’autres outils existent selon les besoins.

Pour des besoins simples et collaboratifs, Planner est souvent suffisant. Pour des projets complexes avec planification en cascade ou budgets, Microsoft Project peut être plus adapté.

En résumé

Microsoft Planner est une solution :

• Simple à utiliser pour tous les métiers,
• Collaborative, pour suivre le travail en équipe,
• Visuelle, pour garder une vue d’ensemble,
• Intégrée à Microsoft 365 et Teams,
• Économique, car déjà incluse dans votre licence.

C’est un excellent point de départ pour structurer le travail, gagner en visibilité et mieux collaborer au quotidien.

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Publié le 16/07/2025