Digital Workplace et expérience collaborateur : le duo gagnant !

Avec l’essor du télétravail hybride, centraliser les outils est devenu essentiel pour garantir une collaboration fluide et accessible à tous. Les collaborateurs sont en quête de solutions digitales qui simplifient leur quotidien et favorisent leur efficacité. Aujourd’hui, la mise en place d’une Digital Workplace devient plus que jamais indispensable. En effet, celle-ci permet de favoriser la flexibilité, la collaboration et l’onboarding des équipes. Alors, quels sont les enjeux de la Digital Workplace pour les RH ? En quoi est-elle un atout indéniable pour l’amélioration de l’expérience collaborateur ? Fortify Digital Partner fait le tour du sujet !

Digital Workplace et RH : les enjeux

La Digital Workplace (ou Modern Workplace) transforme profondément les pratiques RH, répondant aux enjeux actuels de gestion des talents et d’amélioration de l’expérience collaborateur. L’un des principaux défis pour les RH est de favoriser la collaboration et la communication au sein d’équipes dispersées géographiquement ou en télétravail. La Digital Workplace permet de créer un environnement unifié, grâce à des outils collaboratifs tels que Microsoft Teams ou SharePoint, qui fluidifient les échanges et favorisent le travail d’équipe en temps réel.

Un autre enjeu clé est la montée en compétences : les plateformes de formation intégrées comme Microsoft Viva Learning offrent aux collaborateurs un accès à des ressources pédagogiques à la demande, répondant ainsi aux besoins de formation continue et de développement professionnel. Les RH doivent également relever le défi de la gestion des données et de la sécurité, avec des outils qui garantissent une protection optimale des informations tout en simplifiant les processus administratifs (gestion des paies, suivi des temps, etc.).

Enfin, la qualité de vie au travail est un enjeu majeur : la Digital Workplace peut proposer des outils pour accompagner le bien-être des salariés, avec des programmes de soutien à distance ou des fonctionnalités de gestion de la charge de travail, améliorant ainsi l’engagement et la rétention des talents.

Comment la Digital Workplace améliore l’expérience collaborateur ?

1. Une plus grande flexibilité de travail

L’une des premières attentes des collaborateurs aujourd’hui est la flexibilité. En effet, selon une étude d’OpinionWay pour Slack réalisée en 2022 :

• La plupart des employés (71 %) travaillent déjà dans un environnement de travail flexible.
• 29 % des employés aimeraient travailler de manière asynchrone pour gagner encore plus de flexibilité.
• 86 % des employés jeunes souhaitent plus de flexibilité dans leurs missions au quotidien.

La Digital Workplace permet aux salariés de travailler d’où ils le souhaitent, que ce soit au bureau, à la maison ou en déplacement. Grâce aux outils de travail à distance, chacun peut accéder aux informations et ressources nécessaires pour effectuer son travail, sans être limité par un lieu physique. Cela offre une plus grande autonomie aux collaborateurs, améliorant leur équilibre entre vie professionnelle et personnelle.

2. Faciliter la collaboration et la communication

Une Digital Workplace bien intégrée permet aux équipes de communiquer plus facilement et de collaborer en temps réel, même à distance. Les outils de messagerie instantanée, les plateformes de visioconférence et les espaces de partage de fichiers facilitent les échanges entre collègues. Cela favorise la collaboration transversale, renforce le travail d’équipe et réduit les silos au sein de l’organisation. Pour les RH, c’est une opportunité de s’assurer que chaque collaborateur est bien connecté à l’entreprise, peu importe sa localisation. Cela favorise un sentiment d’appartenance, même pour ceux qui sont à distance, et assure une cohésion entre les membres de l’équipe.

Prenons l’exemple d’une équipe répartie entre différents sites ou en télétravail : grâce à des outils comme Microsoft Teams, les collaborateurs peuvent échanger instantanément via la messagerie, organiser des réunions en visioconférence, ou encore partager des documents sur SharePoint en temps réel. Cela permet non seulement de réduire les délais de prise de décision, mais aussi d’améliorer la qualité des interactions.

3. Un onboarding plus fluide

L’intégration des nouveaux collaborateurs, aussi appelée onboarding, est une étape cruciale pour fidéliser les talents dès leur arrivée. En effet, les attentes des collaborateurs en matière d’onboarding n’ont jamais été aussi élevées. Et les chiffres issus du Baromètre 2024 de Workelo, parlent d’eux mêmes :

• 97 % des salariés considèrent qu’une bonne intégration est cruciale.
• Pourtant, 50 % ont déjà vécu une mauvaise expérience.
• Pire encore, 1 salarié sur 3 quitte volontairement son poste avant la fin de la période d’essai... en raison d’un onboarding raté.

Vous l’aurez compris : rien ne doit être laissé au hasard pour bien accueillir vos salariés : parcours d’intégration, communication, formation… Mais la première étape cruciale reste l’Onboarding IT. Préparation du matériel, configuration des accès, sécurité informatique… Chaque étape est essentielle pour accueillir vos nouvelles recrues dans les meilleures conditions.

La Digital Workplace va grandement faciliter l’onboarding IT. Grâce à la Digital Workplace, la DSI peut automatiser et structurer cette phase. Le nouvel employé aura accès dès le premier jour aux outils et informations dont il a besoin : présentation de l’équipe, accès aux formations en ligne, documents RH, etc. Cela permet de réduire le stress des premiers jours et de faciliter l’intégration dans l’entreprise, même à distance.

4. Favoriser le développement des compétences

Le développement des compétences est une attente forte chez les collaborateurs. Une Digital Workplace bien conçue permet de mettre à disposition des ressources de formation en ligne accessibles à tout moment, via des plateformes comme Microsoft Learn par exemple. Cela permet aux collaborateurs de se former à leur rythme, selon leurs besoins et aspirations. Pour les RH, c’est un moyen de favoriser la montée en compétences de manière continue et d’accompagner l’évolution professionnelle de chacun.

De plus, les données collectées via la Digital Workplace permettent aux RH de suivre de près l’évolution de chaque employé, en identifiant les compétences acquises, les lacunes à combler, et les opportunités d’évolution interne.

Cela renforce aussi la capacité des RH à fidéliser les talents. En offrant une plateforme d’apprentissage en libre-service, où les employés sont encouragés à se former et à progresser selon leurs propres ambitions, les entreprises répondent aux attentes de développement professionnel tout en alignant ces efforts avec leurs objectifs stratégiques.

5. Améliorer le bien-être au travail et la productivité

La Digital Workplace, surtout lorsqu’elle intègre des technologies d’intelligence artificielle comme Microsoft Copilot, joue un rôle clé dans l’amélioration du bien-être et de la productivité des collaborateurs. Microsoft Copilot, un assistant virtuel intégré à des outils comme Teams, Outlook, Word ou Excel, permet d’automatiser des tâches répétitives et chronophages, réduisant ainsi la charge mentale des employés. Par exemple, Copilot peut analyser des données complexes dans Excel, rédiger automatiquement des résumés de réunions dans Teams, ou encore générer des drafts de documents dans Word, allégeant ainsi le fardeau des tâches administratives.

L’intégration de l’IA dans la Digital Workplace permet également de mieux gérer le flux d’informations. Plutôt que de perdre du temps à trier des e-mails ou à organiser des réunions, Copilot peut proposer des synthèses pertinentes et des priorités de traitement en fonction de l’urgence des messages. Cela permet aux collaborateurs de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée, améliorant à la fois leur productivité et leur bien-être mental, en évitant la surcharge cognitive liée à une gestion trop complexe de l’information.

Conclusion

La Digital Workplace est bien plus qu’une simple transformation numérique. Elle permet aux RH d’offrir à leurs collaborateurs un cadre de travail moderne, flexible et stimulant, répondant aux nouvelles attentes en matière de bien-être, de collaboration, et de développement professionnel. Mais pour maximiser ses bénéfices, une étroite collaboration entre les équipes RH et la DSI est indispensable.

Ensemble, elles doivent travailler main dans la main pour mettre en place des outils digitaux adaptés aux besoins de l’entreprise, tout en répondant aux attentes des collaborateurs en matière de flexibilité, de communication et d’accompagnement. Cette synergie est essentielle pour garantir que les utilisateurs sont non seulement équipés des bons outils, mais aussi formés à leur utilisation de manière optimale. La transformation digitale devient alors un véritable levier pour renforcer l’engagement, la productivité et la performance globale de l’entreprise.

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Publié le 01/10/2024