5 raisons de digitaliser les notes de frais avec Pennylane

La gestion des notes de frais fait partie des processus administratifs les plus chronophages pour les entreprises.

Près d’1 salarié sur 2 (45 %) consacre entre 30 minutes et 2 heures par mois à la saisie et au suivi de ses notes de frais, tandis que les équipes administratives y passent jusqu’à une heure par semaine lorsqu’elles sont traitées manuellement (KDS, 2022).

Résultat : perte de temps, erreurs, retards de remboursement et frustration côté collaborateurs. La digitalisation des notes de frais apparaît comme un levier simple et concret pour améliorer la productivité et sécuriser la conformité. Avec Pennylane, ce processus devient fluide, centralisé et directement connecté à la comptabilité.

Notes de frais : rappels essentiels et obligations à connaître

Une note de frais correspond à une dépense professionnelle avancée par un salarié pour les besoins de son activité, puis remboursée par l’employeur.

Les obligations clés à respecter

Pour être conforme, l’entreprise doit notamment :

• exiger un justificatif pour chaque dépense ;
• s’assurer du lien avec l’activité professionnelle ;
• appliquer une politique de frais claire (plafonds, règles, validations) ;
• conserver les justificatifs 6 ans sur le plan fiscal (jusqu’à 10 ans pour les documents comptables), y compris en version dématérialisée ;
• garantir la conformité URSSAF : une note de frais mal justifiée peut être requalifiée en avantage en nature.

Les atouts de Pennylane pour la gestion de notes de frais

1️⃣ Une saisie simple et mobile, qui fait gagner du temps

Avec le logiciel de comptabilité Pennylane, les collaborateurs saisissent leurs notes de frais en quelques clics, depuis le web ou l’application mobile :

• photo du justificatif,
• lecture automatique des données (montant, date, TVA),
• classement immédiat.

➡️ Cette automatisation réduit fortement le temps de saisie et limite les erreurs.

2️⃣ Des circuits de validation automatisés et sécurisés

Pennylane permet de paramétrer des workflows de validation adaptés à l’organisation :

• validation par le manager,
• circuits hiérarchiques à plusieurs niveaux,
• règles selon le montant ou le type de dépense,
• commentaires et notifications automatiques.

➡️ Les validations sont plus rapides, plus fiables, et la politique de frais est appliquée de manière homogène, sans dépendre d’échanges d’e-mails ou de fichiers Excel.

3️⃣ Une visibilité en temps réel sur l’état des notes de frais

Collaborateurs, managers et équipes finance disposent d’un suivi clair et partagé :

• note soumise,
• en attente de validation,
• validée,
• remboursée ou refusée.

➡️ Cette transparence réduit considérablement les relances internes.

C’est un point clé quand on sait que 58 % des entreprises mettent plus de 10 jours à rembourser une note de frais (Le Monde du Chiffre, 2023).

4️⃣ Des remboursements plus rapides et mieux maîtrisés

Une fois validées, les notes de frais peuvent être remboursées directement depuis Pennylane, individuellement ou par lot, avec un lien clair entre dépense, validation et flux bancaire.

💡 Connexion avec la paie : Pennylane peut être intégré à votre logiciel de paie (exemple Silae) pour automatiser le remboursement des notes de frais directement sur le bulletin de salaire, avec traçabilité et conformité garanties. Fini les saisies manuelles et les délais d’attente, les salariés sont remboursés rapidement et les équipes paie gagnent un temps précieux.

➡️ Les délais de remboursement sont raccourcis, la trésorerie est mieux pilotée et les collaborateurs n’ont plus à avancer leurs frais pendant plusieurs semaines.

5️⃣ Une intégration comptable fluide et conforme

Les notes de frais validées sont automatiquement intégrées dans le module Achats de Pennylane, avec :

• justificatifs associés,
• affectation comptable,
• récupération facilitée de la TVA,
• traçabilité complète en cas de contrôle.

➡️ La comptabilité gagne en fiabilité et en efficacité.

Ce n’est pas un hasard si 77 % des entreprises ayant dématérialisé leurs notes de frais se déclarent satisfaites (Le Monde du Chiffre, 2023).

En conclusion : gagner du temps sur les notes de frais… et bien plus encore

Digitaliser les notes de frais avec Pennylane permet déjà de :

• réduire un processus chronophage et coûteux,
• limiter les erreurs et les risques URSSAF,
• améliorer l’expérience collaborateur,
• fiabiliser la comptabilité,
• et dégager du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Mais Pennylane ne s’arrête pas là : la plateforme centralise l’ensemble de la gestion financière et comptable de votre entreprise — facturation, rapprochements bancaires, suivi des budgets, reporting, et pilotage des achats.

Demandez votre démonstration de Pennylane

En tant qu’intégrateur certifié Pennylane, Fortify accompagne les entreprises dans la mise en place et l’optimisation de leur gestion financière et des notes de frais, pour un déploiement rapide et efficace. Contactez nos experts dès à présent pour une démonstration personnalisée de la solution.

Publié le 22/01/2026