Soyez prêts pour la facturation électronique : la checklist pour bien démarrer 2026
La facturation électronique arrive, et cette fois, il ne s’agit pas d’une option ni d’un simple ajustement technique. La réforme va transformer en profondeur la manière dont les entreprises émettent, reçoivent et transmettent leurs factures.
Derrière ce changement, il y a des obligations précises, un calendrier progressif et des impacts très concrets sur l’organisation, les outils et les équipes.
Beaucoup d’entreprises savent qu’elles devront s’adapter, sans toujours mesurer par où commencer. Faut-il changer d’outil ? Revoir ses process ? Former les équipes ? Fortify vous propose une approche claire et structurée, avec une checklist complète pour vous préparer sereinement à la facturation électronique.
La checklist complète pour se préparer à la facturation électronique
1. Comprendre les objectifs de la réforme
La facturation électronique obligatoire vise trois priorités majeures :
- Renforcer la compétitivité des entreprises : digitalisation des process, réduction des délais de paiement et allègement de la charge administrative.
- Simplifier les démarches fiscales : grâce au préremplissage automatisé des déclarations de TVA.
- Lutter plus efficacement contre la fraude : une transmission plus fiable et standardisée des données.
Avec Pennylane, ces bénéfices sont amplifiés : la centralisation comptable + facturation permet de sécuriser vos échanges et d’automatiser un maximum d’opérations.
📅 2. Connaître les échéances… et anticiper
Pour bien préparer la réforme de la facturation électronique, il est important de connaître les dates clés et le calendrier de mise en œuvre.
Cette transition se fera progressivement selon la taille des entreprises : grandes entreprises et ETI devront être prêtes plus tôt que les PME, TPE et micro-entrepreneurs.
- 1er septembre 2026 : Réception obligatoire des factures électroniques pour toutes les entreprises
- 1er septembre 2026 : Émission obligatoire des factures électroniques pour les Grandes entreprises et ETI
- 1er septembre 2027 : Émission obligatoire des factures électroniques pour les PME, TPE et micro-entrepreneurs
➡️ L’émission bénéficie d’un délai d’un an supplémentaire pour les plus petites structures… mais la préparation doit commencer dès maintenant.
En tant que partenaire intégrateur Pennylane, nous vous aidons à organiser ce calendrier et à anticiper les impacts sur votre organisation.
🧾 3. Identifier les transactions concernées
La réforme s’applique uniquement aux transactions :
- B2B domestiques, entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA.
Les opérations B2C et internationales restent hors périmètre, mais devront faire l’objet d’un e-reporting.
Pennylane facilite cette distinction grâce à des paramétrages clairs et automatisables.
🗂️ 4. Vérifier les formats électroniques obligatoires
Trois formats validés par l’État seront acceptés :
- UBL : format structuré basé sur XML.
- CII : standard international développé par l’ONU/CEFACT.
- Factur-X : format hybride PDF + XML, aujourd’hui largement adopté en Europe.
Pennylane génère automatiquement vos factures au format Factur‑X qui garantit la conformité réglementaire, une lecture claire pour vos clients et un traitement comptable et fiscal entièrement automatisé.
📚 5. Mettre à jour les informations clients et fournisseurs
Dès la mise en place de la facturation électronique, certaines données deviennent indispensables :
- Numéro SIREN,
- Adresse de livraison,
- Numéro TVA,
- Nature exacte des biens et services facturés.
C’est l’opportunité à ne pas manquer pour nettoyer et fiabiliser vos bases. Avec Pennylane, ces données sont centralisées et contrôlées automatiquement.
🏛️ 6. Sélectionner une Plateforme Agréée (PA)
Les Plateformes Agréées assurent :
- La conversion des formats,
- L’intégration dans vos outils comptables,
- Un archivage sécurisé,
- Et des fonctionnalités avancées de suivi et pilotage.
Pennylane fait partie des solutions déjà structurées pour répondre aux exigences de la réforme, et Fortify Digital vous accompagne dans l’intégration complète de l’outil.
👤 7. Désigner un référent interne
Pour que la transition soit fluide, il est essentiel de nommer un pilote du projet, chargé de :
- coordonner les étapes,
- garantir le respect des échéances,
- assurer la communication interne.
Nous travaillons directement avec ce référent pour structurer votre feuille de route.
🔧 8. Ajuster progressivement vos processus internes
Le référent devra notamment :
- cartographier vos processus de facturation actuels,
- intégrer les nouveaux flux électroniques,
- organiser les formations internes.
Nos équipes vous accompagnent pour adapter vos workflows et tirer pleinement parti des automatismes Pennylane.
🧪 9. Tester avant le passage définitif
Avant la bascule officielle, il est indispensable d’effectuer des tests réels avec quelques clients et fournisseurs.
Cette phase permet de :
- valider la conformité,
- anticiper les ajustements,
- sécuriser votre déploiement au 1er septembre.
Avec Pennylane associé à l’accompagnement de Fortify Digital, ces tests sont guidés, documentés et sécurisés.
Rappel des sanctions en cas de non-conformité
La réforme prévoit des sanctions en cas de manquement. Elles peuvent viser l’absence d’émission ou de réception conforme, des données incorrectes ou une transmission défaillante.
Au-delà des pénalités financières, les conséquences opérationnelles pèsent lourd. Les rejets de factures, les retards de paiement et les tensions commerciales peuvent s’accumuler rapidement.
Limiter les risques de sanctions grâce Pennylane
Réduction des risques de non-conformité
Les sanctions ciblent souvent des défauts de conformité. Un solution de comptabilité comme Pennylane aide à structurer les données dès la création des factures. Les formats réglementaires sont pris en compte et les informations obligatoire mieux contrôlées.
Sécurisation des flux de facturation
La centralisation des émissions et des réceptions améliore la traçabilité. Les échanges deviennent plus lisibles et les rejets plus simples à identifier. Les corrections peuvent être appliquées plus rapidement.
Une logique préventive
Plutôt que de corriger sous contrainte, une solution compatible avec la réforme permet de tester, ajuster et fiabiliser les flux avant les échéances. Cette approche réduit la pression liée aux sanctions et favorise une transition maîtrisée.
Soyez prêts avec Fortify et Pennylane
La réforme de la facturation électronique modifie durablement les règles du jeu. Elle impose de nouveaux formats, de nouveaux flux et une coordination renforcée entre outils et équipes. Avec une checklist claire, une préparation progressive et des solutions adaptées comme Pennylane, les entreprises peuvent aborder ce changement sans rupture et renforcer la fiabilité de leurs processus.
Publié le 09/01/2026
